Schutz der Privatsphäre

Ihre Privatsphäre und der Schutz Ihrer Daten ist für den Erfolg von Cleanmail von grosser Wichtigkeit. Deshalb behandeln wir alle uns zugänglich gemachten persönlichen Informationen streng vertraulich, und haben die notwendigen organisatorischen und technischen Massnahmen getroffen, um die Vertraulichkeit und Integrität der Kundendaten zu schützen. Die nachfolgende Erklärung gibt Ihnen Aufschluss darüber, wie Cleanmail für den Schutz Ihrer Daten sorgt.

Grundsatz

Cleanmail verfolgt einen Ansatz der Datensparsamkeit – nur die für die Leistungserbringung unbedingt notwendigen persönlichen Daten werden verarbeitet („verarbeitet“ im Sinne des Datenschutzes beinhaltet die Erhebung, eigentliche Verarbeitung, Speicherung und Löschung von Daten).

Cleanmail gibt keine Daten an Dritte weiter und sorgt nach bestem Wissen und Gewissen dafür, dass keine Dritten unbefugt auf diese Daten zugreifen können. Vorbehalten bleiben Aufforderungen von Behörden zur Offenlegung, welche Cleanmail aus gesetzlichen Gründen zu befolgen hat.

Wir bieten unseren Kunden und anderen Personen, über die Daten gespeichert sind, die Möglichkeit zur Einsicht, Berichtigung und Löschung. Unter Kontakt finden Sie die Möglichkeiten, wie Sie uns kontaktieren können.

Wir beantworten Ihre Fragen jederzeit gerne. Bitte schreiben Sie an sales@cleanmail.ch.

Kundendaten

In unseren internen Systemen zur Verwaltung von Kunden- und Rechnungsdaten werden die Daten nach den gesetzlichen Vorschriften aufbewahrt (Geschäftsunterlagen während 10 Jahren). Die verwendeten Systeme verfügen über rollenbasierte Sicherheitssysteme, um den Zugriff durch Mitarbeiter auf einer „Need to know“-Basis zu beschränken. Daten zu Kontaktpersonen (bei Firmenkunden) oder die eigentlichen Kundendaten (bei Privatkunden) stellen dabei persönliche Daten dar. Wir beschränken uns auf die für die Verrechnung und Kundenverwaltung notwendigen Daten: Post- und E-Mail-Adressen, Vor-/Nachname, und gegebenenfalls Telefonnummern.

Mit involvierten Dienstleistern bestehen Verträge, welche einen gleichwertigen, angemessenen Datenschutz gewährleisten.

Domain Gateway und Quarantäne

Das Konzept des Cleanmail Domain Gateways verlangt, dass E-Mails über unsere Server geleitet werden. Zudem muss unser Filtersystem jedes von unseren Servern empfangene E-Mail analysieren und anschliessend entweder abweisen, an den Empfänger weiterleiten oder in der Spam-Quarantäne ablegen. Cleanmail stellt sicher, dass die das System durchlaufenden E-Mails zu keinem Zeitpunkt von Unbefugten empfangen, geöffnet, gelesen oder anderweitig eingesehen werden können.

Im Domain Gateway (Spam- und Virenfilter) werden Kommunikationsranddaten (Log-Dateien) verarbeitet. In der Cleanmail Quarantäne lassen sich durch entsprechend berechtigte Kunden- und Cleanmail-Administratoren sowie Kundendienstmitarbeiter aufbereitete Log-Dateien der letzten 14 Tage einsehen. 

Cleanmail speichert unbearbeitete SMTP-Protokolle während einem Jahr.

Diesen Log-Dateien und Protokollen lassen sich Absender, Empfänger und Versandzeitpunkt entnehmen. Der Zugriff auf diese Protokolle ist nur einem eingeschränkten Kreis von Cleanmail-Administratoren möglich.

Die Inhalte von E-Mails werden gemäss SMTP-Protokoll nur kurzzeitig während der Verarbeitung bei Cleanmail gespeichert („Queue“). Sobald ein E-Mail an den vom Kunden definierten Zielserver weitergeleitet worden ist, wird es aus dieser Queue entfernt. Wenn der vom Kunde definierte Zielserver nicht verfügbar ist, bleibt ein E-Mail bis zu der definierten Zeitspanne in der Queue (mit regelmässigen Zustellversuchen an den Zielserver). Am Ende der definierten Zeitspanne werden relevante Kopfdaten des E-Mail als Fehlermeldung an den Absender zurückgeschickt.

Zur Verbesserung der Filtermethoden behält sich Cleanmail das Recht vor, technischen Administratoren innerhalb des Unternehmens den Zugriff auf elektronisch vorgefilterte E-Mails zu erlauben. Dabei kann dieser Absender, Empfänger und Betreff der Nachricht (generell: E-Mail Kopfzeilen gemäss SMTP-Protokollen) einsehen. Dies betrifft Mitteilungen die vom System falsch gefiltert wurden und darum von Hand nachbearbeitet werden müssen. Dadurch können falsche Positive zu fast 100% verhindert werden. Der Anteil derartiger E-Mails liegt bei ca. 0.02% des Gesamtverkehrs, der Anteil effektiv manuell untersuchter E-Mails noch einmal deutlich darunter. Alle Administratoren sind durch schriftliche Abkommen einer absoluten Schweigepflicht unterstellt.

In Absprache mit dem Kunden (zum Beispiel zur Störungsbehebung) dürfen Kundendienstmitarbeiter von Cleanmail generell auf diese Randdaten zugreifen.

E-Mail Hosting

Wenn Sie Cleanmail beauftragen, die E-Mails zu speichern, werden wir das gemäss den Angaben in den Produktbeschreibungen ausführen. Dabei speichern wir die gesamten Inhalte Ihrer empfangenen und versendeten E-Mails, sowie allenfalls weitere Daten (Kalender, Notizeinräge und ähnliches) ab.

Die Speicherdauer wird – im Rahmen der Produktbeschreibungen – dabei von den Benutzern festgelegt.

Die bei der Nutzung angelegten Log-Dateien werden während maximal der gleichen Dauer wie im Domain Gateway aufbewahrt. Diese Log-Dateien werden im Bedarfsfall zur Störungsbehebung und -vermeidung verwendet. Diese Log-Dateien enthalten Angaben zu Zugriffen (Zeitpunkt, Art und Resultat des Zugriffs).

Unmittelbar nach Beendigung des Vertragsverhältnisses werden Benutzerdaten gelöscht. Benutzer können vor Beendigung des Vertragsverhältnisses Ihre Daten sicherstellen.

Webseite www.cleanmail.ch

Welche persönlichen Angaben gespeichert werden

Der Zugriff auf die Cleanmail Website erfolgt anonym. Zu Statistikzwecken wird lediglich die IP-Adresse und der verwendete Browser registriert. Es werden keine persönlichen Daten gespeichert. Bei einer Bestellung von Dienstleistungen von Cleanmail über die Webseite werden Kundendaten wie weiter oben beschrieben verarbeitet.

Chat-Funktion

Die Cleanmail Website verfügt über eine Funktion, um mit Mitarbeitern von Cleanmail per Chat in Kontakt zu treten. Das verwendete System verwendet Cookies und IP-basierte Identifikation, um wiederkehrende Benutzer zu identifizieren, sobald das Fenster der Chat-Funktion geöffnet wird. Cleanmail speichert solche Chats bei Bedarf im Rahmen der internen Kundenverwaltung, sofern ein solcher Chat Informationen enthält, die zur Leistungserbringung oder -verrechnung relevant sind.

Google Analytics

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